Niekoľko kľúčových ustanovení GDPR, ktoré ovplyvňujú každodennú prácu náborárov a náborové tímy:
- Potrebujete právny základ (napr. oprávnený záujem). GDPR vás zaväzuje získavať údaje iba na špecifikované, jasné a zákonné účely. To napr. znamená, že osobné údaje kandidátov môžete spracúvať iba v rozsahu informácií týkajúcich sa zamestnania a iba ak máte v úmysle kontaktovať vybraných kandidátov v priebehu maximálne 30 dní.
- Potrebujete právny základ (napr. súhlas uchádzača) na spracúvanie citlivých údajov. Ak chcete spracúvať údaje o zdravotnom stave, odborovej príslušnosti, kultúrne, genetické alebo biometrické údaje, potrebujete disponovať osobitným právnym základom. V prípade, ak spracúvanie založíte na súhlase, mal by byť poskytnutý slobodným, konkrétnym, informovaným a jednoznačným spôsobom a kandidát by mal byť informovaný ako poskytnutý súhlas odvolať.
- Potrebujete byť transparentní o spracúvaní údajov uchádzačov. Zamestnávatelia musia mať prijaté jasné zásady ochrany osobných údajov a náborári sú povinní tieto zásady sprístupniť uchádzačom. V zásadách potrebujete uviesť kde uchovávate údaje kandidátov (napr. v ATS) a prehlásiť, že tieto údaje budete spracúvať iba na účely náborových a prijímacích procesov.
- Potrebujete prevziať zodpovednosť za zabezpečenie súladu. Vaša spoločnosť potrebuje preukázať súlad s GDPR. Vaša spoločnosť je napr. zodpovedná za výber partnerov, s ktorými uskutočňuje svoj obchod (napr. za poskytovateľov ATS alebo vyhľadávacích služieb). Ak vaši zmluvní dodávatelia nesplnia podmienky súladu s GDPR, bude rovnako zodpovedná vaša spoločnosť.
Rovnako ste povinní zabezpečiť súlad s ustanoveniami GDPR v prípade uplatnenia práv kandidátov a uchádzačov, týkajúcich sa ich údajov, ktoré spracúvate:
- Kandidáti majú právo „byť zabudnutí“. Kandidáti majú právo žiadať od vás vymazanie a obmedzenie spracúvania ich údajov. V tom prípade musíte lokalizovať každé miesto, na ktorom spracúvate ich údaje (ATS, tabuľky a pod.) a vymazať ich do jedného mesiaca od doručenia žiadosti.
- Kandidáti majú právo na prístup k údajom a právo požiadať vás o ich opravu. Kandidáti majú právo pýtať sa, aké údaje o nich spracúvate. Rovnako môžu žiadať opravu akýchkoľvek nesprávnych údajov. Odpoveď im musíte odoslať do jedného mesiaca od doručenia žiadosti a poskytnúť im bezplatne elektronickú kópiu ich osobných údajov.
